01Mấy việc này thật ra không cần người làm
Sáu việc dưới đây, văn phòng kế toán ngày nào cũng làm, nhưng không việc nào cần một người có giấy phép ngồi làm từ đầu tới cuối. Mỗi việc hai dòng: bây giờ đang ra sao, cài xong thì thế nào.
AĐi đòi chứng từ của khách
BSắp xếp biên lai, hóa đơn, sao kê
CDanh sách thiếu hồ sơ trước đợt nước rút cuối quý
DTrả lời khách mới hỏi thăm
EBáo giá và thu tiền
FMấy câu hỏi phải trả lời cả trăm lần
02Cài xong rồi, một tuần của sếp trông thế nào
Sáng thứ Hai sếp mở máy, việc đầu tiên không phải lục hộp thư mà là xem một trang tổng kết: tuần này có mấy khách tới hạn nộp, khách nào còn thiếu hồ sơ, khoản nào đã quá hạn thu.
Thứ Ba khách chụp một xấp biên lai gửi qua, việc dồn thành bảng xong trong lúc sếp đi rót cà phê, sếp chỉ coi mấy dòng bị đánh dấu. Thứ Tư bản nháp trả lời khách mới đã nằm sẵn trước khi sếp họp xong. Chiều thứ Sáu mười phút: ai nộp rồi, ai còn nợ, tuần sau nên hối ai, một trang là hết.
Tới hai tuần cuối quý, không khí trong văn phòng sẽ khác. Không phải việc ít đi, mà là chuyện "chờ" và "hối" không còn chiếm hết tay sếp.
03Việc AI không làm được
Đoạn này quan trọng hơn mấy đoạn trên. Giá trị nghề của sếp nằm ở phán đoán và chữ ký; AI càng đứng ra trước thì ranh giới càng phải nói cho rõ.
- Phán đoán về thuế mãi mãi là việc của kế toán có giấy phép. Khoản này khấu trừ được không, hạch toán ra sao, có tính là chi phí kinh doanh không, AI chỉ nhận dạng và sắp xếp, thứ nó đưa cho sếp là một bảng nháp sạch sẽ.
- Hoàn cảnh thật của khách không nằm trên giấy tờ. Năm nay nhà họ có chuyện, căn nhà đó giữa chừng đổi mục đích sử dụng, mấy thứ đó phải ngồi xuống nói chuyện mới ra, không đọc từ sao kê ra được.
- Tin xấu phải để người nói. Phải nộp thêm thuế, bị phạt, hay chuyện cần báo trước, khách nghe là nghe giọng của sếp.
- Quy tắc "không được bịa số" phải do sếp đặt ra. Đọc không rõ thì ghi là đọc không rõ, không chắc thì đánh dấu lại hỏi người. Công cụ làm được hay không là một chuyện, văn phòng sếp có chịu nhận hay không là chuyện khác.
04Làm sao biết nên bắt đầu từ việc nào
Sáu việc trên không cần cài cùng lúc. Việc nào đáng tiền nhất với văn phòng sếp còn tùy sếp có mấy người, khách thuộc nhóm nào, và chỗ nào đang nghẽn nhất.
Bên tôi có một bài kiểm tra miễn phí: 5 phút, 13 câu, hỏi theo đúng cách nói của nghề kế toán, trả lời xong có điểm ngay tại chỗ và ba việc nên cài trước. Từng điểm một đều chỉ ngược về một câu trả lời của sếp, không phải lời khuyên chung chung.
Làm bài kiểm tra miễn phí · 5 phút có điểm ngayMuốn xem thẳng trong khu hội viên có những gì, xem giá và nội dung.
05Mấy câu chủ văn phòng kế toán hay hỏi
Bên tôi đang dùng Xero với MYOB rồi, còn cần mấy thứ này không?
Không đụng nhau. Phần mềm kế toán lo cái "khung" của chứng từ: sổ sách, báo cáo, tờ khai. Mấy thứ này lo vòng nằm ngoài phần mềm: hối khách có ra hay không, đoạn biên lai trước khi vào hệ thống, câu chữ viết thế nào, tuần này nên theo ai. Chỗ ngốn người nhất trong văn phòng sếp thường đúng là cái vòng đó.
Khách chụp mờ thì AI đọc ra không?
Tấm rõ thì đọc rất chuẩn, tấm mờ thì không đọc được, mà đó mới là điểm chính: không đọc được thì bắt buộc phải ghi "không đọc được", không được đoán bừa một con số. Cái đỡ mất thời gian thật sự là nó lọc ra mấy tấm cần người coi, phần còn lại sếp khỏi lật.
Đưa hồ sơ của khách cho AI xem, có an toàn không?
Đây là câu hỏi đầu tiên của nghề sếp, quan trọng hơn nhiều so với chuyện chọn công cụ nào. Đặt quy tắc trước: hồ sơ nào được đưa vào, thông tin định danh xử lý ra sao, tài khoản ai giữ, lưu bao lâu. Quy tắc dựng trước thì công cụ mới dám dùng.
Văn phòng tôi có ba người, có đáng công không?
Ít người lại càng đáng. Văn phòng lớn còn lấy người ra chất vào, ba người thì chất không nổi, chính sếp là chỗ nghẽn. Mà ít người thì đổi cũng nhanh, khỏi họp, khỏi chờ IT.
Nhân viên có giao luôn phần phán đoán cho AI không?
Sếp không đặt quy tắc thì có. Nên mỗi việc giao ra ngoài đều phải chừa một cửa cho người duyệt: số ai chốt, gửi ai bấm, chỗ nào không chắc thì đẩy đi đâu. Cửa đó gắn ngay từ đầu là nhẹ nhất.