一个月的收据，AI 理成会计要的表、缺的标出来
会计问「这笔 $212 是什么、收据呢」，你翻遍车里和手机也想不起来。
用什么ChatGPT
难不难要准备资料
第一次15 分钟
要准备这个月的收据拍照（一次 10–20 张）；网银里导出或截图的这个月卡上扣款；你和会计约定的几个类别；收据上手写一下用在哪个工地或客户（没有也行）
先看成品
喂给它的（示例：安心厨卫，虚构）
方括号里填的：悉尼 Parramatta 做厨卫翻新的安心厨卫，老板加 2 个师傅；有注册 GST；类别见下面。 （安心厨卫 2026 年 9 月，收据照片转成的文字） 类别只用：材料、工具设备、租设备、车辆和油费、电话网络、办公、垃圾清运、其他 收据： 1. Reece Plumbing Parramatta，ABN 12 345 678 901，2026-09-02，龙头×2、角阀×4、PEX 管 20 米，TOTAL $1,346.20，GST $122.38，Visa。手写备注：Carlingford 张太厨房 2. Bunnings Rydalmere，ABN 23 456 789 012，2026-09-03，瓷砖胶 20kg×6、填缝剂×4、BBQ 煤气罐换气 $34.00、花苗 2 盆 $19.80，TOTAL $248.60，GST $22.60，Visa 3. Ampol Granville，2026-09-05，柴油 62.4L，$128.90，GST $11.72，Visa（工具车 ute） 4. Beaumont Tiles Auburn，ABN 34 567 890 123，2026-09-08，墙砖 18 平米、地砖 6 平米，TOTAL $2,184.00，GST $198.55，银行转账。备注：Carlingford 张太厨房 5. 手写收据「Ali's Rubbish Removal」，2026-09-10，拉建筑垃圾一车 $380，现金。没有 ABN，没写 GST。备注：Carlingford 6. Facebook Marketplace 买的二手瓷砖切割机 $450，现金，2026-09-12。卖家是个人，只有聊天截图 7. Telstra 手机账单，账期 8/15–9/14，$95.00，含 GST $8.64，直接扣账（这个号码工作私人都用） 8. Reece Plumbing Parramatta，ABN 12 345 678 901，2026-09-17，下水件、存水弯，$418.75，GST $38.07，Visa。备注：Westmead 李先生卫生间 9. Officeworks，2026-09-19，打印纸、文件夹，$36.40，GST $3.31，Visa 10. 收据很模糊：日期看不清，「…Timber」，金额 $1??.60，Visa 11. Ampol Granville，2026-09-24，柴油，$131.20，GST $11.93，Visa 12. Kennards Hire，ABN 45 678 901 234，2026-09-26，租地板打磨机一天，$165.00，GST $15.00，Visa。备注：Westmead 13. NRMA，2026-09-29，工具车 ute 保险一年，$1,286.00，含 GST $116.91，Visa（这辆车周末也私用） 银行卡扣款（Visa 和公司账户，2026 年 9 月）： 09-02 REECE PARRAMATTA 1,364.20 09-03 BUNNINGS RYDALMERE 248.60 09-05 AMPOL GRANVILLE 128.90 09-08 转账 BEAUMONT TILES 2,184.00 09-10 ATM 取现 400.00 09-11 SHELL COLES EXPRESS 98.40 09-12 ATM 取现 500.00 09-15 TELSTRA 95.00 09-17 REECE PARRAMATTA 418.75 09-19 OFFICEWORKS 36.40 09-21 BUNNINGS RYDALMERE 212.35 09-22 BLACKTOWN TIMBER 186.60 09-24 AMPOL GRANVILLE 131.20 09-26 KENNARDS HIRE 165.00 09-29 NRMA 1,286.00 09-30 APPLE.COM/BILL 14.99
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文，没改字，2026-10-18）
共 13 份单据（含聊天截图），可读金额合计 $6,870.05＝1,346.20＋248.60＋128.90＋2,184.00＋380＋450＋95＋418.75＋36.40＋131.20＋165＋1,286，另有第 10 份金额看不清，无法计入总额。 共 16 笔银行记录（含两笔 ATM 取现），合计 $7,470.39＝1,364.20＋248.60＋128.90＋2,184＋400＋98.40＋500＋95＋418.75＋36.40＋212.35＋186.60＋131.20＋165＋1,286＋14.99。 明确缺收据 3 张（Shell、9/21 Bunnings、Apple），另有 Timber 待核对、两笔 ATM 待说明用途，不计入这 3 张。 金额均为澳元；GST 仅照抄，账期不当作单据日期。 | 日期 | 商家 | 商家 ABN | 买了什么 | 含 GST 金额 | 单据上写的 GST | 付款方式 | 用在哪个工地或客户 | 类别 | |---|---|---|---|---:|---:|---|---|---| | 2026-09-02 | Reece Plumbing Parramatta | 12 345 678 901 | 龙头×2、角阀×4、PEX 管20米 | $1,346.20 | $122.38 | Visa | Carlingford 张太厨房 | 材料 | | 2026-09-03 | Bunnings Rydalmere | 23 456 789 012 | 瓷砖胶20kg×6、填缝剂×4；BBQ煤气罐换气$34.00；花苗2盆$19.80 | $248.60 | $22.60 | Visa | 缺 | 材料；其他 | | 2026-09-05 | Ampol Granville | 缺 | 柴油62.4L（工具车ute） | $128.90 | $11.72 | Visa | 缺 | 车辆和油费 | | 2026-09-08 | Beaumont Tiles Auburn | 34 567 890 123 | 墙砖18平方米、地砖6平方米 | $2,184.00 | $198.55 | 银行转账 | Carlingford 张太厨房 | 材料 | | 2026-09-10 | Ali's Rubbish Removal | 缺 | 拉建筑垃圾一车 | $380.00 | 缺 | 现金 | Carlingford | 垃圾清运 | | 2026-09-12 | 缺（Facebook Marketplace个人卖家） | 缺 | 二手瓷砖切割机（只有聊天截图） | $450.00 | 缺 | 现金 | 缺 | 工具设备 | | 缺（账期8/15–9/14） | Telstra | 缺 | 手机账单；工作私人共用 | $95.00 | $8.64 | 直接扣账 | 缺 | 电话网络 | | 2026-09-17 | Reece Plumbing Parramatta | 12 345 678 901 | 下水件、存水弯 | $418.75 | $38.07 | Visa | Westmead 李先生卫生间 | 材料 | | 2026-09-19 | Officeworks | 缺 | 打印纸、文件夹 | $36.40 | $3.31 | Visa | 缺 | 办公 | | 看不清 | 看不清（可辨“…Timber”） | 缺 | 缺 | 看不清（$1??.60） | 缺 | Visa | 缺 | 缺 | | 2026-09-24 | Ampol Granville | 缺 | 柴油 | $131.20 | $11.93 | Visa | 缺 | 车辆和油费 | | 2026-09-26 | Kennards Hire | 45 678 901 234 | 租地板打磨机一天 | $165.00 | $15.00 | Visa | Westmead | 租设备 | | 2026-09-29 | NRMA | 缺 | 工具车ute保险一年；周末也私用 | $1,286.00 | $116.91 | Visa | 缺 | 车辆和油费 | “含 GST 金额”列记录单据总额，不据此确认现金单据是否含 GST。 缺的清单 - 有扣款无收据：9/11 Shell $98.40、9/21 Bunnings $212.35，找商家补；9/30 Apple $14.99，翻邮箱及 Apple 购买记录。 - 有单据无对应卡款：Ali $380、二手切割机 $450 均写现金，问自己现金来源及付款凭据；不能直接配给 ATM。 - 9/10 ATM $400、9/12 ATM $500：问自己用途，查现金记录及相关收据。 - 金额不符：9/2 Reece 单据 $1,346.20、卡款 $1,364.20，找商家核对并补凭据。 - 模糊 Timber 与9/22 Blacktown Timber $186.60 是否同笔：问自己并找商家补清晰单据。 - 缺 ABN：第3、5、6、7、9、10、11、13份；先翻原件或邮箱，再找商家／卖家询问。 - 缺日期：Telstra，翻完整账单；Timber 日期看不清，找商家补。 - 工地／客户缺项：问自己补；不能从商家或扣款推定。 要问会计的问题 - Bunnings 的煤气和花苗用途待确认，整张混合单据应怎样提供分类资料？ - 手机和 ute 混有私人用途，需要准备哪些使用记录？ - 二手切割机这件大件及个人卖家聊天截图，需要补哪些资料、怎样分类？ - ute 一年保险需要补哪些期间资料？ - Timber 买了什么尚不清楚，应归哪类？（单独列为无法分类项。）
换一家公司、换一套更乱的材料，同一段话再跑一遍
这一步是为了确认这段话不只对示例管用。下面是 联运物流 的材料跑出来的原文。
喂给它的（联运物流，虚构）
方括号里填的：悉尼 Silverwater 餐馆干货批发配送，3 辆车 2 个司机；有注册 GST；类别见材料 （联运物流 2026 年 10 月，收据是手机拍照转的文字，有几张是司机塞在车里的） 类别只用：车辆油费、车辆维修保养、仓库租金、包装耗材、电话网络、办公、过路费停车、其他 收据： 1. Shell Coles Express Silverwater，ABN 46 004 610 459，2026-10-02，柴油 78.2L，$165.40，GST $15.04，油卡 Fuel Card。车：EF-23-AB 2. BP Auburn，2026-10-04，柴油，$142.80，GST $12.98，Visa。（司机阿强手写：2 号车） 3. Ultra Tune Granville，ABN 23 111 222 333，2026-10-06，2 号车换刹车片 + 小保养，TOTAL $686.00，GST $62.36，公司账户转账 4. Bunnings Silverwater，2026-10-08，打包带 ×10、纸箱胶带 ×24、手推车一台 $189，TOTAL $312.50，GST $28.41，Visa 5. 手写收据「Ming's Trolley Repair」，2026-10-09，修手推车轮子 $80，现金。没有 ABN 6. Shell Coles Express Silverwater，2026-10-12，柴油 $171.10，GST $15.55，油卡。（跟第 1 张是同一个车牌，司机说那天加了两次？） 7. Linkt 过路费账单，9 月 15 日到 10 月 14 日，$128.36，直接扣账，三辆车合计（发票上 GST 那栏看不清） 8. 仓库租金 invoice，Silverwater Industrial Pty Ltd，ABN 55 666 777 888，10 月租金 $4,950.00 含 GST $450.00，公司账户转账 9. Optus 手机账单两个号，$130.00，含 GST $11.82，直接扣账（其中一个号是我老婆在用） 10. 收据拍糊了：「…Packaging」，2026-10-1?，金额 $2?8.00，Visa 11. Secure Parking Burwood，2026-10-15，停车 $18.00，GST $1.64，Visa 12. Bunnings Silverwater，2026-10-08，打包带 ×10、纸箱胶带 ×24、手推车，$312.50，GST $28.41，Visa（这张好像跟第 4 张是同一张，拍了两次） 13. JB Hi-Fi，2026-10-20，笔记本电脑 $1,499.00，GST $136.27，Visa（给办公室用，孩子有时也用） 14. Shell Coles Express Silverwater，2026-10-25，柴油 $158.90，油卡。GST 没印出来 银行和油卡扣款（Visa、公司账户、油卡，2026 年 10 月）： 10-02 FUEL CARD SHELL SILVERWATER 165.40 10-04 BP AUBURN 142.80 10-06 转账 ULTRA TUNE 686.00 10-08 BUNNINGS SILVERWATER 312.50 10-09 ATM 取现 200.00 10-12 FUEL CARD SHELL SILVERWATER 171.10 10-14 LINKT 128.36 10-15 SECURE PARKING 18.00 10-16 转账 SILVERWATER INDUSTRIAL 4,950.00 10-16 OPTUS 130.00 10-17 SUNRISE PACKAGING 248.00 10-20 JB HI-FI 1,499.00 10-22 7-ELEVEN AUBURN 64.20 10-25 FUEL CARD SHELL SILVERWATER 158.90 10-28 FUEL CARD SHELL SILVERWATER 162.30 10-31 ADOBE 32.99
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文）
共收到 14 张收据资料（第 12 张疑似重复）：可读金额合计 $8,754.56＝165.40＋142.80＋686.00＋312.50＋80.00＋171.10＋128.36＋4,950.00＋130.00＋18.00＋312.50＋1,499.00＋158.90，第 10 张金额看不清，全部收据总额暂无法确定。 共 16 笔扣款，合计 $9,069.55＝165.40＋142.80＋686.00＋312.50＋200.00＋171.10＋128.36＋18.00＋4,950.00＋130.00＋248.00＋1,499.00＋64.20＋158.90＋162.30＋32.99（包括 ATM 取现）。 明确缺收据 3 张，另有 1 笔待核对模糊收据，ATM 取现另查用途。 金额单位：澳元；GST 仅抄原文。“含 GST 金额”列抄单据总额，不表示已确认其中含税。 | 编号 | 日期 | 商家 | 商家 ABN | 买了什么 | 含 GST 金额 | 单据上写的 GST | 付款方式 | 用在哪个车或客户 | 类别 | |---|---|---|---|---|---:|---:|---|---|---| | 1 | 2026-10-02 | Shell Coles Express Silverwater | 46 004 610 459 | 柴油 78.2L | 165.40 | 15.04 | 油卡 Fuel Card | EF-23-AB | 车辆油费 | | 2 | 2026-10-04 | BP Auburn | 缺 | 柴油 | 142.80 | 12.98 | Visa | 2 号车（阿强手写） | 车辆油费 | | 3 | 2026-10-06 | Ultra Tune Granville | 23 111 222 333 | 换刹车片＋小保养 | 686.00 | 62.36 | 公司账户转账 | 2 号车 | 车辆维修保养 | | 4 | 2026-10-08 | Bunnings Silverwater | 缺 | 打包带×10、纸箱胶带×24、手推车一台 $189 | 312.50 | 28.41 | Visa | 缺 | 包装耗材；其他 | | 5 | 2026-10-09 | Ming's Trolley Repair | 缺 | 修手推车轮子 | 80.00 | 缺 | 现金 | 缺 | 其他 | | 6 | 2026-10-12 | Shell Coles Express Silverwater | 缺 | 柴油 | 171.10 | 15.55 | 油卡 | 缺（司机称同第 1 张车牌） | 车辆油费 | | 7 | 缺（账期：9月15日—10月14日） | Linkt | 缺 | 过路费 | 128.36 | 看不清 | 直接扣账 | 三辆车合计 | 过路费停车 | | 8 | 缺（租金月份：10月） | Silverwater Industrial Pty Ltd | 55 666 777 888 | 10 月仓库租金 | 4,950.00 | 450.00 | 公司账户转账 | 缺 | 仓库租金 | | 9 | 缺 | Optus | 缺 | 两个手机号账单 | 130.00 | 11.82 | 直接扣账 | 缺（一个号由妻子使用） | 电话网络 | | 10 | 看不清（原文：2026-10-1?） | 看不清（原文：…Packaging） | 缺 | 缺 | 看不清（原文：$2?8.00） | 缺 | Visa | 缺 | 缺 | | 11 | 2026-10-15 | Secure Parking Burwood | 缺 | 停车 | 18.00 | 1.64 | Visa | 缺 | 过路费停车 | | 12 | 2026-10-08 | Bunnings Silverwater | 缺 | 打包带×10、纸箱胶带×24、手推车（疑似重复第 4 张） | 312.50 | 28.41 | Visa | 缺 | 包装耗材；其他 | | 13 | 2026-10-20 | JB Hi-Fi | 缺 | 笔记本电脑 | 1,499.00 | 136.27 | Visa | 缺（办公室用，孩子有时也用） | 办公 | | 14 | 2026-10-25 | Shell Coles Express Silverwater | 缺 | 柴油 | 158.90 | 缺 | 油卡 | 缺 | 车辆油费 | 缺的清单 - 无收据：10-22 7-ELEVEN $64.20、10-28 Shell $162.30：问司机、翻车内，再找商家补；10-31 Adobe $32.99：翻邮箱或账户下载。 - 待配对：10-17 SUNRISE PACKAGING $248.00 可能对应第 10 张；找清晰原件或向商家补，不能据扣款补写。 - 有收据无对应扣款：第 5 张现金 $80，问自己现金来源；ATM $200 不能直接配成这笔支出，余款用途问自己。 - 第 4、12 张仅找到一笔 $312.50，翻原图、问司机确认重复；暂未发现已确认配对项目金额不符。 - 缺 ABN：2、4—7、9—14，找商家补完整单据或翻电子票。 - 缺开票日期：7—9，翻邮箱或找商家；第 10 张日期看不清，同样补原件。 - GST：5、10、14 缺，7 看不清，找商家补或下载原票；车辆、客户用途空缺问自己或司机。 - 第 6 张“两次加油”问司机并查油卡明细，现有记录仅见当天一笔。 单独待分类 第 10 张购买内容不明，补票后再分类；第 4、12 张含包装耗材和手推车，未拆分金额。 要问会计的问题 - 妻子使用的手机号、孩子偶尔使用的电脑，需要提供哪些用途资料？ - $1,499 电脑、$189 手推车应如何归类和处理？混合收据需要怎样拆列？ - 手推车维修应归哪类？第 10 张补清后应归哪类？ - Adobe、7-ELEVEN 补齐购买内容后应归哪类？
复制这段话给 AI
我是[做什么生意]，[有 / 没有]注册 GST。下面是我这个月的收据（拍照或抄下来的文字），还有银行卡这个月的扣款记录。我要整理好交给会计。你……
方括号 [ ] 里的换成你自己的。手机上直接说也行：打开 ChatGPT，按住麦克风念给它。
三步做完
- 月底把收据摊开拍照，网银里截这个月的扣款
- 打开 ChatGPT，粘贴这段话，把方括号换成你的，再把照片和截图一起发上去
- 照「缺的清单」一条条补：翻邮箱、找商家要、自己回想
- 把表格和「要问会计的问题」一起发给会计，由会计记账、报 BAS
交出来以后，看这几处
最后一步：换成你自己的
示例跑通了，就把方括号里的换成你自己的真东西（这个月的收据拍照（一次 10–20 张）；网银里导出或截图的这个月卡上扣款；你和会计约定的几个类别；收据上手写一下用在哪个工地或客户（没有也行）），再跑一次。哪里不对，直接跟它说「这里不对，应该是……」，它会改。改到满意，把这段话存进手机备忘录，下次直接用。
注意AI 不替你记账、不算税，也不判断哪笔能抵扣；它只把单据理成表、把缺的找出来，记账和报 BAS 交给会计核。照片看不清时 AI 可能认错数字，金额以原件为准，原件和电子收据照常保留。收据上有客户姓名和地址的，可以先遮住或在表里只写街区名。
题目灵感：Intuit QuickBooks · 2026 AI Impact Report（记账在美国排第三）、Xero · AI for small business（澳洲 31% 计划半年内用到记账）、Reddit r/Accounting · ChatGPT now allows the creation of photorealistic fake receipts、Reddit r/Accounting · I just wasted an hour… ChatGPT to automate my factoring journal entries。提示词和成品是我们自己写、自己跑的。