中文说个意思，AI 写成得体的英文邮件
催款、通知、道歉要发英文，自己写怕太冲，又怕软得像在求人，一封信拖三天。
用什么ChatGPT
难不难一句话就能做
第一次5 分钟
要准备用中文把意思说一遍（打字或语音都行）：给谁、为什么、要他做什么、截止哪天；涉及的单号、金额、日期
先看成品
喂给它的（示例：联运物流，虚构）
方括号里填的：悉尼 Silverwater 的联运物流，小批发加配送，给餐馆送干货；邮件；Golden Wok 餐馆（Strathfield）的老板 David，做了三年的老客户，每周二、周五送两次货。 你们 8 月和 9 月有三张发票还没付：INV-2318，8 月 28 日开的，A$1,286.40；INV-2364，9 月 11 日，A$942.70；INV-2401，9 月 25 日，A$1,105.20。都含 GST。我们账期是 14 天。三张合计 A$3,334.30。 我们打过两次电话，前台说老板会处理，到现在还没付。 我们也理解现在生意不好做，可以分两次付：10 月 23 日（周五）前先付 INV-2318，10 月 30 日（周五）前付剩下两张。 如果 10 月 23 日前第一笔没到，从 10 月 27 日（周二）那次送货开始只能货到付款。 付款账户照发票上的。有问题直接打我电话 0491 570 156。我叫 Kevin。 语气要客气，但不能让他觉得可以一直拖。
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文，没改字，2026-10-18）
A 版客气地催款，B 版更明确地限定付款安排。 两版都保留你给的发票、金额和日期，不加额外承诺。 付款期限及货到付款的执行细节，文末列出供你核对。 A｜客气版 Subject: Outstanding invoices and payment arrangement Hi David, These invoices remain unpaid. All amounts include GST. Our payment terms are 14 days. - INV-2318, 28 August: A$1,286.40 - INV-2364, 11 September: A$942.70 - INV-2401, 25 September: A$1,105.20 Total: A$3,334.30. We have called twice and were told you would arrange payment, but we have not received it. We understand business is tough. To help, you can pay in two instalments: INV-2318 by 23 October, and the other two invoices by 30 October. If the first payment is not received by 23 October, we will need to require payment on delivery from the 27 October delivery. Please use the bank details on the invoices. If you have any questions, please call me on 0491 570 156. Kevin 逐段中文意思： 1. 以下发票仍未付款，金额均含 GST，账期为14天；逐项列明，总计 A$3,334.30。 2. 已打过两次电话，被告知你会安排付款，但仍未收到。 3. 理解生意难做，可分两次：10月23日前付第一张，10月30日前付另外两张。 4. 首笔未按期到账，从10月27日那次配送开始，须货到付款。 5. 按发票账户付款，有问题打电话联系。 B｜坚定版 Subject: Payment required – outstanding invoices Hi David, The following invoices are overdue. All amounts include GST. Our payment terms are 14 days. - INV-2318, 28 August: A$1,286.40 - INV-2364, 11 September: A$942.70 - INV-2401, 25 September: A$1,105.20 Total: A$3,334.30. We have called twice and were told you would arrange payment. Payment is still outstanding. We understand business is tough and can accept two instalments. INV-2318 must be paid by 23 October. The other two invoices must be paid by 30 October. If the first payment is not received by 23 October, payment on delivery will be required from the 27 October delivery. Please pay into the account shown on the invoices. For any questions, call me on 0491 570 156. Kevin 逐段中文意思： 1. 以下发票已逾期，均含 GST，账期14天；逐项列明，总计 A$3,334.30。 2. 已打两次电话，被告知你会安排付款，目前仍未结清。 3. 理解生意难做，接受分两次，但第一张必须在10月23日前付，另外两张必须在10月30日前付。 4. 首笔未按期到账，从10月27日那次配送开始，执行货到付款。 5. 按发票账户付款，有问题电话联系。 可能让对方不舒服的句子 - “We have called twice…”：明确指出已催过两次，但属于必要事实。 - B版的“must be paid”和“will be required”：没有商量余地，符合你要的坚定语气。 - “business is tough”：可能让他觉得你在判断他的经营情况；这里按你的原意保留。 还需你补清或核对 - 英文“by”通常包含当天；你说的“前”是否也包含当天？到账有无截止时间？ - 货到付款是否一直执行到欠款付清？第二笔未按期付如何处理？目前未替你加规定。 - 未提供年份，英文未加年份。若指2026年，你写的日期与星期一致。
换一家公司、换一套更乱的材料，同一段话再跑一遍
这一步是为了确认这段话不只对示例管用。下面是 安心厨卫 的材料跑出来的原文。
喂给它的（安心厨卫，虚构）
方括号里填的：我是安心厨卫，悉尼 Parramatta 做厨房卫生间翻新的，老板加两个师傅；邮件；Stone Masters（Wetherill Park 的石材加工厂）的销售 Brian，做了两年的老供应商 Epping 王姐家那个厨房台面，订单号 SM-4471，本来说好 10 月 14 号送，拖到 16 号才送，送来了水槽的开孔开错了位置，往左偏了大概 40mm，跟我们给的图纸不一样，图纸上写得很清楚。现在水槽装不上，客户厨房停工，她家老人每天没法做饭。我要他们重新做一块，费用他们出，最晚 10 月 23 号前送到装好，测量我们可以配合。还有我们这单定金已经付了 A$2,000，尾款 A$2,860 先不付，等新台面装好再付。如果 23 号做不到，我们这单之后的两个厨房（Ryde 和 Castle Hill）可能要找别家做了。哦对，之前他们说过重做要 5 个工作日，那其实 21 号就应该好。语气不要吵架，我们还想继续合作，但是这次真的耽误了客户。我叫 Jack，电话 0412 000 888。
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文）
两版都要求免费重做、最晚10月23日送到并安装好，尾款等安装好再付。 A版留有协商余地，B版把要求和付款条件说得更明确。 10月21日是你推算的日期，未写入英文；后续两单仍保留“可能换供应商”的意思。 A｜客气版 Subject: SM-4471 – Replacement benchtop needed by 23 October Hi Brian, For our Epping kitchen order SM-4471, delivery was agreed for 14 October but arrived on 16 October. The sink cut-out is about 40mm too far left and does not match our clearly marked drawing. The sink cannot be fitted, and the kitchen work has stopped. The elderly residents cannot cook each day. Please arrange a replacement at your cost, delivered and installed by 23 October. We can help with measuring. We have paid the A$2,000 deposit. We will hold the A$2,860 balance until the replacement is installed. We value our two-year relationship and want to continue working together. However, if you cannot meet 23 October, we may need another supplier for the next two kitchens in Ryde and Castle Hill. Please confirm you can meet this deadline. Jack 0412 000 888 逐段中文： ① Epping订单原定10月14日送，实际16日到。开孔左偏约40mm，不符合清晰标注的图纸，水槽装不上，厨房停工，老人每天无法做饭。 ② 请你们承担重做费用，最晚10月23日送到并安装好；我们可以配合测量。 ③ 已付定金A$2,000，尾款A$2,860待新台面安装好再付。 ④ 珍惜两年合作，但若赶不上期限，Ryde和Castle Hill接下来两单可能换供应商。 ⑤ 请确认能否按期完成。 B｜坚定版 Subject: SM-4471 – Replacement required by 23 October Hi Brian, Order SM-4471 for Epping was due on 14 October but arrived on 16 October. The sink cut-out is about 40mm too far left, contrary to our clearly marked drawing. The sink cannot be fitted. Kitchen work has stopped, leaving the elderly residents unable to cook each day. We require a replacement at your cost, delivered and installed by 23 October. This deadline is firm. We can assist with measuring. The A$2,000 deposit has been paid. The A$2,860 balance will not be paid until the replacement is installed. We want to continue our two-year relationship, but this has seriously delayed our customer’s kitchen. If you cannot meet 23 October, we may move the next two kitchens, Ryde and Castle Hill, to another supplier. Please confirm how you will meet this deadline. Jack 0412 000 888 逐段中文： ① 订单迟到，开孔与图纸不符，导致水槽无法安装、厨房停工，老人每天无法做饭。 ② 要求你们承担重做费用，最晚10月23日送到并安装好；期限不能再延，我们配合测量。 ③ 定金已付，尾款在新台面安装好前不会支付。 ④ 希望继续两年合作，但这次已严重耽误客户；若赶不上，后续两单可能转给别家。 ⑤ 请确认具体如何按期完成。 可能让对方不舒服的句子： - “This deadline is firm.”明确不给延期空间。 - “will not be paid”比“hold the balance”更强硬。 - 后续两单可能换供应商，会被读作商业施压；两版均保留“可能”，没有变成必然取消。 需要你补充或核实： - “10月23号前”是包含23日当天，还是必须22日结束前完成？两版目前按包含23日写。 - “5个工作日”从哪天起算、当时如何约定？不能据现有信息确定21日应完成，暂未写入。 - Stone Masters是否负责安装？目前按你要求写成由他们安排送到并安装好。
复制这段话给 AI
我是[你的公司和做什么]。要发一封英文[邮件 / 短信 / WhatsApp]给[对方是谁、和你什么关系]。下面是我用中文说的意思，想到哪说到哪……
方括号 [ ] 里的换成你自己的。手机上直接说也行：打开 ChatGPT，按住麦克风念给它。
三步做完
- 打开 ChatGPT，粘贴这段话，把方括号换成你的
- 在「我的意思」后面用中文说一遍，数字和单号照单据抄
- 挑 A 版或 B 版，对着中文意思看一遍，哪句不对就直接说「第三段改软一点」
- 复制进你的邮箱，自己点发送
交出来以后，看这几处
最后一步：换成你自己的
示例跑通了，就把方括号里的换成你自己的真东西（用中文把意思说一遍（打字或语音都行）：给谁、为什么、要他做什么、截止哪天；涉及的单号、金额、日期），再跑一次。哪里不对，直接跟它说「这里不对，应该是……」，它会改。改到满意，把这段话存进手机备忘录，下次直接用。
注意AI 只起草，发不发你按。涉及钱、合同和法律后果的信（停货、收滞纳金、走追债），发之前想清楚自己做不做得到，拿不准先问会计或律师。客户姓名和电话可以先换成代号再粘贴，出稿后自己填回去。
题目灵感：Deloitte Access Economics · The AI edge for small business（2025，起草和审阅邮件或文件排第二）、Jobber · Home Service Trends（邮件、提案或岗位描述 51%）、Reddit r/Accounting · How often do you use chatgpt on the job?。提示词和成品是我们自己写、自己跑的。