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第 4 招 · 从数字里看结论物流批发会计财税通用管钱

月底对账:银行流水和账本差在哪,一次找出

账上记着客户都付了,银行里就是少了两千多,翻了一晚上也没找到。

用什么ChatGPT
难不难要准备资料
第一次15 分钟
要准备这个月的银行流水(网银导出表格);同月开出去的发票清单和记的支出(Xero、MYOB 导出或 Excel 都行)

先看成品

喂给它的(示例:联运物流,虚构)
(联运物流 2026 年 9 月)

【银行流水】
日期|摘要|金额
09-01|MERCHANT FEE|-12.50
09-05|FUEL SILVERWATER|-386.40
09-12|XIAO SI CHUAN PTY LTD ref inv 2392|+1,845.00
09-15|JIN MAN LOU ref JML SEPT|+2,220.00
09-16|MIANMIAN NOODLE ref 2395|+640.00
09-18|CHEN TRADING|-4,620.00
09-22|SHU XIANG GE ref INV2398|+1,760.00
09-23|LUCKY DUMPLING ref INV-2399|+2,300.00
09-24|LUCKY DUMPLING ref INV-2399|+2,300.00
09-26|TRANSFER FROM J ZHANG|+880.00
09-29|TOLL|-96.30
09-30|ACCOUNT FEE|-10.00

【我的账】
发票(金额含 GST)
INV-2391|09-01|金满楼|1,240.00|已收 09-15
INV-2392|09-02|小四川|1,890.00|已收 09-12
INV-2393|09-03|蜀香阁|2,160.00|已收 09-10
INV-2395|09-09|面面 Noodle|640.00|已收 09-16
INV-2396|09-10|小四川|1,520.00|未收
INV-2397|09-08|金满楼|980.00|已收 09-15
INV-2398|09-15|蜀香阁|1,760.00|已收 09-22
INV-2399|09-16|Lucky Dumpling|2,300.00|已收 09-23
INV-2400|09-22|面面 Noodle|715.00|未收
INV-2401|09-24|金满楼|1,105.00|未收
支出
09-05|加油|386.40
09-18|进货 老陈|4,260.00
09-20|修车 Silverwater 修车厂|540.00
09-29|过路费|96.30
AI 交出来的(用 Codex 真跑的原文,没改字,2026-10-18)
按银行交易计,对得上6笔、合计A$7,402.70,对应账上7笔。  
差异共11项:银行有账无4项、账有银行无5项、金额不同2项。  
其中有一笔同发票号重复到账、两笔金额差异及一笔“已收”无到账,需优先核实;原因均未证实。

全表金额为澳币,日期均为2026年9月;仅依据所给两份记录。

对得上的:6笔银行/7笔账目;金额合计算式:2,220+640+1,760+2,300+386.40+96.30=A$7,402.70(收支按绝对值相加)。

以下差异表可转给会计;“事实”列为核对结果,“猜测/动作”列供你跟进。

| 类别 | 日期、对方 | 金额及事实 | 猜测/你该做的事 |
|---|---|---|---|
| 银行有、账上没有 | 09-01 MERCHANT FEE | 支出12.50 | 猜测漏记手续费;核对凭证后补记 |
| 同上 | 09-24 Lucky Dumpling | 收入2,300.00,摘要同为2399;账上仅记09-23收款 | 猜测重复付款;问客户,确认后退款或留作预收 |
| 同上 | 09-26 J ZHANG | 收入880.00,无对应账目 | 猜测客户个人名转账;查付款人,确认归属后补记或销应收 |
| 同上 | 09-30 ACCOUNT FEE | 支出10.00 | 猜测漏记账户费;核对后补记 |
| 账上有、银行没有 | 09-03 蜀香阁2393 | 2,160.00,账记09-10已收 | 猜测收款状态误记或进了别的账户;问客户要回单 |
| 同上 | 09-10 小四川2396 | 1,520.00,账记未收 | 猜测尚未付款;问客户付款日期,跨月支付再查下月 |
| 同上 | 09-22 面面2400 | 715.00,账记未收 | 猜测尚未付款;问客户并跟进 |
| 同上 | 09-24 金满楼2401 | 1,105.00,账记未收 | 猜测尚未付款;问客户并跟进 |
| 同上 | 09-20 Silverwater修车厂 | 支出540.00,无对应扣款 | 猜测用别的卡支付或尚未付;查收据、付款账户 |
| 金额不一样 | 09-12到账/09-02发票,小四川2392 | 银行1,845.00;账1,890.00;少45.00 | 猜测少付或扣款;问客户,确认折让再开credit note,否则追收 |
| 同上 | 09-18 CHEN TRADING/老陈 | 银行支出4,620.00;账4,260.00;多360.00 | 猜测录错或含其他货款;核供应商单据,再补记或追退款 |

银行有账无:收入2,300+880=A$3,180;支出12.50+10=A$22.50。  
账有银行无:应收2,160+1,520+715+1,105=A$5,500;支出A$540;绝对额合计5,500+540=A$6,040。  
金额差:1,890-1,845=A$45;4,620-4,260=A$360。

给会计的说明(连同上表转发):
> 联运物流2026年9月核对仅依据所附银行流水及账目。  
> 金满楼09-15到账A$2,220=2391的1,240+2397的980,按合并收款匹配。  
> 差异见表“事实”列;2393账记已收,但本月银行无对应到账。  
> 尚未据此调整账目、退款或开credit note。

最后请你核实:J ZHANG是谁;修车是否刷别的卡;老陈是否对应CHEN TRADING。税及费用待核:GST处理、费用税务凭证及抵扣资格请会计确认;两份记录不能证明A$45属于手续费,也不能确定费用是否含GST。

换一家公司、换一套更乱的材料,同一段话再跑一遍

这一步是为了确认这段话不只对示例管用。下面是 康源理疗 的材料跑出来的原文。

喂给它的(康源理疗,虚构)
方括号里填的:我是布里斯班 Sunnybank 的康源理疗,2 个理疗师加 1 个前台,初诊 A$95、复诊 A$80,理疗不收 GST,私保走 HICAPS;月份:2026 年 9 月

(康源理疗 2026 年 9 月,前台 Mia 从系统导出再手抄的)
【银行流水,NAB 商业账户】
09-02|HICAPS SETTLEMENT 0109|+255.00
09-03|TYRO SETTLEMENT|+175.00
09-08|HICAPS SETTLEMENT 0509|+160.00
09-10|TRANSFER LIN WEI|+95.00
09-12|BUPA BENEFIT DIRECT|+48.00
09-15|RENT SUNNYBANK PLAZA|-4,200.00
09-16|TYRO SETTLEMENT|+85.00
09-19|TRANSFER CHEN MEI|+80.00
09-19|TRANSFER CHEN MEI|+80.00
09-22|OFFICEWORKS|-136.40
09-25|WORKCOVER QLD|+282.00
09-30|TYRO FEES|-38.70
09-30|WOOLWORTHS SUNNYBANK|-62.15

【我的账(系统导出,金额是客人应付的)】
09-01|王女士 初诊|95|HICAPS
09-01|Tom 复诊|80|HICAPS
09-01|李先生 复诊|80|HICAPS
09-03|张阿姨 初诊|95|刷卡 Tyro
09-03|Grace 复诊|80|刷卡 Tyro
09-05|Peter 复诊|80|HICAPS
09-05|王女士 复诊|80|HICAPS
09-10|林伟 初诊|95|转账
09-12|刘太太 复诊|80|私保直接赔付(Bupa 付一部分,她自己付了 32 现金)
09-16|Grace 复诊|58|刷卡 Tyro(是不是打错了?应该是 80)
09-19|陈美 复诊|80|转账
09-23|Kevin Smith 工伤|95+95+92|WorkCover(三次,第三次金额我也不确定)
09-26|赵先生 复诊|80|转账 (他说转了)
支出:09-15 房租 4,200;09-22 Officeworks 文具 136.40
AI 交出来的(用 Codex 真跑的原文)
9月有8笔银行流水金额吻合,对应账上12条记录;合并结算按日期和金额暂配。差异为银行多出3笔、账上未见银行到账1笔、金额不一致1组。Bupa 的 A$48 加现金 A$32 已结清账面 A$80,不能把现金当欠款。

对得上的(含合并暂配)

收入6笔银行入账,对应10条账记录:  
A$255+175+160+95+80+282=A$1,047。  
支出2笔:A$4,200+136.40=A$4,336.40。

差异表(日期均为2026年;陈美两笔同额,暂配其中一笔)

| 类别 | 日期、对方 | 金额与差异 | 最可能原因及该做的事 |
|---|---|---|---|
| 银行有、账上没有 | 09-19 陈美,另一笔 | 银行+A$80 | 猜测:重复付款。问客户两笔用途;确认重复后退款,先勿重复记收入。 |
| 银行有、账上没有 | 09-30 TYRO FEES | 银行-A$38.70 | 银行标明手续费,账上未列。取收费单后补记费用。 |
| 银行有、账上没有 | 09-30 Woolworths Sunnybank | 银行-A$62.15 | 猜测:漏记采购或私人消费。查小票,确认用途后补记费用或业主往来。 |
| 账上有、银行没有 | 09-26 赵先生 | 账面A$80;未见对应入账 | 猜测:未转成功或转到其他账户。问客户索取转账凭证;若证明跨月到账,再核10月流水。 |
| 金额不一样 | 09-16 Tyro/Grace(暂配) | 银行A$85、账面A$58;85-58=A$27 | 猜测:手抄错误或结算含其他款。先查Tyro明细和原发票;若应收确为A$80,则58少记A$22、85另多A$5,分别查清再更正或退款。 |

差异支出合计:A$38.70+62.15=A$100.85。

给会计的说明(连同上表转发)

> 康源理疗2026年9月,仅依据所附银行流水及手抄账核对。  
> 暂配吻合收入A$1,047、支出A$4,336.40;差异逐笔见表。  
> 银行另有陈美A$80及未记支出A$100.85;赵先生账面A$80未见对应入账。  
> 09-16银行Tyro A$85,账面Grace A$58,暂配差A$27。  
> Bupa银行A$48+账载现金A$32=A$80;现金未列银行入账。

最后请你核实

- 合并暂配:A$95+80+80=255;A$95+80=175;A$80+80=160。请核结算明细。
- WorkCover A$95+95+92=282,金额吻合;第三次A$92仍需核原发票。
- 陈美是否重复付款、Grace实际收费、Woolworths用途及现金A$32是否实收,尚未证实。
- 规则待核:按你提供的“不收GST”口径核对;具体GST资格、采购及手续费能否抵扣,请会计凭单据确认。手续费按银行独立扣款列示;credit note仅在确认原发票需冲减时开,不能仅因重复付款就开。

复制这段话给 AI

我是[你做什么]。下面两份:一份是[月份]的银行流水,一份是同月我开出去的发票和记的账。
帮我对一遍:
1. 对得上的:只写笔数和金额合计。
2……
完整这段话是付费内容它是这个案例真正能拿去用的部分:每一句为什么这么写,都是我们换了几家公司、几套材料反复跑出来的。解锁全部案例 已加入 · 登录

方括号 [ ] 里的换成你自己的。手机上直接说也行:打开 ChatGPT,按住麦克风念给它。

三步做完

  1. 网银里导出这个月的流水,会计软件里导出同月发票和支出
  2. 打开 ChatGPT,粘贴这段话,把方括号换成你的,两份表贴在后面(或直接上传表格文件)
  3. 从金额最大的差异开始,一笔笔按它说的去查
  4. 查清以后把给会计的那段话和差异表转给会计

交出来以后,看这几处

最后一步:换成你自己的

示例跑通了,就把方括号里的换成你自己的真东西(这个月的银行流水(网银导出表格);同月开出去的发票清单和记的支出(Xero、MYOB 导出或 Excel 都行)),再跑一次。哪里不对,直接跟它说「这里不对,应该是……」,它会改。改到满意,把这段话存进手机备忘录,下次直接用。

注意AI 只对数字,钱的事以银行和原始单据为准;改账、退款、开 credit note 你或会计来做。流水里有账号和客户名字,上传前删掉账号,用工作账号。想让它每月自动连银行和 Xero 对账,要连账号或付费工具,起步手动导出就够。

题目灵感:Claude 用例库 · Reconcile transactions across your accounts、Claude 小企业方案页 · Close the month with fewer errors。提示词和成品是我们自己写、自己跑的。

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