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第 2 招 · 乱的变整齐餐饮通用管钱

一抽屉收据小票,AI 理成分好类的支出表

收据塞了一抽屉,季度末报 BAS 才一张张翻出来对。

用什么ChatGPT
难不难要准备资料
第一次15 分钟
要准备这个月的收据小票拍照(一次 10–20 张),或者把邮箱里的账单复制出来;你想用的几个分类

先看成品

喂给它的(示例:老灶台,虚构)
(老灶台 9 月的收据,照片转成的文字)

1. Flemington 菜市场 手写收据 2026-09-02 青菜辣椒葱姜蒜 一共 $286.00 现金(没写 GST)
2. Costco Auburn 2026-09-03 食用油 20L×4、鸡精、纸巾 48 卷 TOTAL $412.60 GST $9.85 EFTPOS
3. 华人超市 Ashfield 2026-09-05 郫县豆瓣×10、花椒 2kg、干辣椒 5kg $238.40 GST $0.00 卡
4. Bunnings 2026-09-08 水龙头软管、生料带、扳手 $68.90 GST $6.26 卡
5. Origin Energy 账单 8 月电费 $1,486.20(含 GST $135.11)直接扣账
6. 收据很模糊:日期看不清,「…海鲜」,$3??.50,现金
7. Woolworths 2026-09-12 洗洁精×6 $29.40、洗发水×2 $18.00、厨房纸×4 $16.80 TOTAL $64.20 GST $5.84 卡
8. Dan Murphy's 2026-09-14 啤酒 Tsingtao 10 箱 $580.00 GST $52.73 卡
9. Officeworks 2026-09-18 打印机墨盒、收银纸 20 卷 $142.95 GST $13.00 卡
10. Elgas 煤气 2026-09-20 45kg×2 $389.00(发票没写 GST)转账
11. Flemington 菜市场 手写收据 2026-09-23 牛肉 15kg、猪肉 10kg $472.00 现金
12. 修冷柜师傅 Kevin 手写 invoice 2026-09-27 换风扇电机 人工+配件 $450 ABN 写了 现金
AI 交出来的(用 Codex 真跑的原文,没改字,2026-10-18)
按收据标注的 2026 年 9 月整理,明确缺日期或看不清的共有 2 张「要人核」。
Woolworths 的私人用品已拆行,Costco 因缺少分项金额暂单独列为待分类。
票面已写明的 GST 合计为 $222.79,包含混合购物整票的 GST,未作分摊。

金额单位:澳元($);金额照录票面,未写 GST 的不推算。

| 编号 | 日期 | 商家 | 买了什么(简短) | 金额(含 GST) | 其中 GST | 付款方式 | 分类 |
|---|---|---|---|---:|---|---|---|
| 1 | 2026-09-02 | Flemington 菜市场 | 青菜、辣椒、葱姜蒜 | 286.00 | 小票没写 | 现金 | 食材 |
| 2 | 2026-09-03 | Costco Auburn | 食用油、鸡精、纸巾 | 412.60 | 9.85(整票) | EFTPOS | —,见待分类 |
| 3 | 2026-09-05 | 华人超市 Ashfield | 豆瓣、花椒、干辣椒 | 238.40 | 0.00 | 卡 | 食材 |
| 4 | 2026-09-08 | Bunnings | 软管、生料带、扳手 | 68.90 | 6.26 | 卡 | 厨房用品和维修 |
| 5 | 缺日期;8月电费;要人核 | Origin Energy | 电费 | 1,486.20 | 135.11 | 直接扣账 | 水电燃气 |
| 6 | 看不清;要人核 | 「…海鲜」(模糊) | 看不清 | 3??.50(看不清) | 小票没写 | 现金 | —,见待分类 |
| 7a | 2026-09-12 | Woolworths | 洗洁精、厨房纸 | 29.40+16.80 | 整票5.84,未分摊 | 卡 | 厨房用品和维修 |
| 7b | 2026-09-12 | Woolworths | 洗发水×2,请自行判断 | 18.00 | 小票没写(此分项;整票见上行) | 卡 | 私人(不报) |
| 8 | 2026-09-14 | Dan Murphy's | 青岛啤酒10箱 | 580.00 | 52.73 | 卡 | 酒水饮料 |
| 9 | 2026-09-18 | Officeworks | 墨盒、收银纸 | 142.95 | 13.00 | 卡 | 办公杂项 |
| 10 | 2026-09-20 | Elgas | 煤气45kg×2 | 389.00 | 小票没写 | 转账 | 水电燃气 |
| 11 | 2026-09-23 | Flemington 菜市场 | 牛肉、猪肉 | 472.00 | 小票没写 | 现金 | 食材 |
| 12 | 2026-09-27 | Kevin | 冷柜换风扇电机,人工及配件 | 450 | 小票没写 | 现金 | 厨房用品和维修 |

分类合计(不含待分类收据):

- 食材:286.00+238.40+472.00=996.40
- 酒水饮料:580.00=580.00
- 厨房用品和维修:68.90+29.40+16.80+450=565.10
- 水电燃气:1,486.20+389.00=1,875.20
- 办公杂项:142.95=142.95
- 私人(不报):18.00=18.00

待分类单独列出:② Costco 412.60,食材与纸巾混合,缺分项金额,纸巾用途也未注明;⑥「…海鲜」,品项及金额看不清,暂不计合计。

GST 合计:9.85+0.00+6.26+135.11+5.84+52.73+13.00=222.79。Woolworths 的整票 GST 仅计一次,其中私人部分未单列;未写 GST 的票据未计入此合计。

要人核:2 张(⑤、⑥)。②另需补分项资料才能分类。

下个月拍收据注意两点:

1. 拍全日期、商家、每项金额、TOTAL 和 GST,拍后放大确认清晰。
2. 私人用品尽量另结账;混买时保留全部明细,并注明店用或私人。

换一家公司、换一套更乱的材料,同一段话再跑一遍

这一步是为了确认这段话不只对示例管用。下面是 学优教育 的材料跑出来的原文。

喂给它的(学优教育,虚构)
方括号里填的:悉尼 Epping 补习社,8 个老师;有注册 GST;分类:房租、文具教材、网络软件、学生活动、交通、杂项

(学优教育 10 月的收据和账单,前台小王拍照转的文字)

1. Officeworks Epping 2026-10-03 A4 纸 10 包、白板笔 24 支、文件夹 $186.40 GST $16.95 Visa
2. Booktopia 网上订单 2026-10-05 Year 5 数学练习册 ×20 $599.00 GST $0.00 Visa(书是免 GST 的?我不确定)
3. Zoom 订阅 2026-10-07 US$15.99 Visa(扣卡显示 A$25.10)
4. Costco Auburn 2026-10-09 瓶装水 4 箱、纸巾、零食给学生 $96.30、男士剃须刀 $42.99、狗粮 $39.99 TOTAL $179.28 GST $13.96 卡
5. 房租 invoice Epping Shopfront Pty Ltd 10 月 $3,850.00 含 GST $350.00 转账
6. 收据模糊:「…Print」 日期看不清 $1?5.00 卡
7. Telstra 网络 + 前台座机 2026-10-12 $139.00 GST $12.64 直接扣账
8. 兼职老师 Jenny 打车回家 Uber 2026-10-14 $23.80(周六晚课下太晚了)卡
9. Kmart Macquarie 2026-10-16 收纳箱 ×6 $54.00、儿童手工材料 $31.50,小票只写了 TOTAL $85.50 没写 GST 卡
10. Officeworks Epping 2026-10-03 A4 纸 10 包、白板笔 24 支、文件夹 $186.40 GST $16.95 Visa(好像跟第 1 张一样,拍了两次)
11. 万圣节活动 Woolworths 2026-10-30 糖果 $64.20 GST 没写 卡
12. Canva Pro 2026-10-31 $19.99 Visa(做招生海报用的,我自己家里也用)
AI 交出来的(用 Codex 真跑的原文)
已整理 12 张收据/账单,疑似重复的第 10 张单列,暂不重复计入合计。
六类暂计 A$5,089.29,另列私人用品 A$82.98,模糊金额未计入。
已写明的整票 GST 去重后合计 A$393.55,共 5 张标「要人核」。

金额除注明 US$ 外均为澳元;“金额”栏照抄原数,未写 GST 的不推算。

| 编号 | 日期 | 商家 | 买了什么(简短) | 金额(含 GST) | 其中 GST | 付款方式 | 分类 | 标记/备注 |
|---|---|---|---|---:|---|---|---|---|
| 1 | 2026-10-03 | Officeworks Epping | A4纸、白板笔、文件夹 | $186.40 | $16.95 | Visa | 文具教材 | |
| 2 | 2026-10-05 | Booktopia | Year 5数学练习册×20 | $599.00 | $0.00 | Visa | 文具教材 | 按订单原文抄录 |
| 3 | 2026-10-07 | Zoom | 订阅 | US$15.99;扣卡 A$25.10 | 小票没写 | Visa | 网络软件 | 合计用扣卡澳元金额 |
| 4a | 2026-10-09 | Costco Auburn | 水、纸巾、学生零食 | $96.30 | 整票 $13.96,含4b、4c,未分摊 | 卡 | 学生活动 | 要人核:混合购物;整票 TOTAL $179.28 |
| 4b | 2026-10-09 | Costco Auburn | 男士剃须刀(私人) | $42.99 | 单项小票没写;整票见4a | 卡 | — | 私人部分,单列待你判断 |
| 4c | 2026-10-09 | Costco Auburn | 狗粮(私人) | $39.99 | 单项小票没写;整票见4a | 卡 | — | 私人部分,单列待你判断 |
| 5 | 缺开票日期;账期10月 | Epping Shopfront Pty Ltd | 10月房租 | $3,850.00 | $350.00 | 转账 | 房租 | 要人核:缺日期 |
| 6 | 看不清 | …Print | 内容看不清 | $1?5.00 | 小票没写 | 卡 | — | 要人核:商家、内容、日期及金额不清 |
| 7 | 2026-10-12 | Telstra | 网络、前台座机 | $139.00 | $12.64 | 直接扣账 | 网络软件 | |
| 8 | 2026-10-14 | Uber | Jenny打车回家 | $23.80 | 小票没写 | 卡 | 交通 | 原注“周六晚课”与日期不一致 |
| 9a | 2026-10-16 | Kmart Macquarie | 收纳箱×6 | $54.00 | 小票没写 | 卡 | 杂项 | 与9b同票,TOTAL $85.50 |
| 9b | 2026-10-16 | Kmart Macquarie | 儿童手工材料 | $31.50 | 小票没写 | 卡 | 学生活动 | 为分类拆行 |
| 10 | 2026-10-03 | Officeworks Epping | A4纸、白板笔、文件夹 | $186.40 | $16.95 | Visa | 文具教材 | 要人核:疑似第1张重复,暂不计入 |
| 11 | 2026-10-30 | Woolworths | 万圣节糖果 | $64.20 | 小票没写 | 卡 | 学生活动 | |
| 12 | 2026-10-31 | Canva | Pro订阅、招生海报 | $19.99 | 小票没写 | Visa | 网络软件 | 要人核:公私混用,无拆分金额,暂全额列入 |

分类暂计(疑似重复第10张、私人用品及模糊金额除外;第5、12张已列入,仍待核):

- 房租:3,850.00=$3,850.00
- 文具教材:186.40+599.00=$785.40
- 网络软件:25.10+139.00+19.99=$184.09
- 学生活动:96.30+31.50+64.20=$192.00
- 交通:23.80=$23.80
- 杂项:54.00=$54.00

GST:16.95+0.00+13.96+350.00+12.64=$393.55。这是已写明的整票金额之和,含 Costco 私人用品所涉但未分摊的 GST;缺失部分未补算。

分类外单列:私人用品42.99+39.99=$82.98;第6张内容不清,暂无法分类。

要人核共5张:第4、5、6、10、12张,拆行不重复计数。另请顺手确认第8张的日期与“周六”备注。

下个月拍收据注意两点:

1. 拍全日期、商品明细、TOTAL及GST,拍完放大检查清晰度。
2. 私人用品尽量分单付款;同一张收据只留一份,外币订阅同时留扣卡澳元记录。

复制这段话给 AI

下面是我店里这个月的收据和账单,我拍照或复制过来的。我是[你做什么生意],[有没有注册 GST]。
请整理成一张表,每张一行:日期、商家、买了什……
完整这段话是付费内容它是这个案例真正能拿去用的部分:每一句为什么这么写,都是我们换了几家公司、几套材料反复跑出来的。解锁全部案例 已加入 · 登录

方括号 [ ] 里的换成你自己的。手机上直接说也行:打开 ChatGPT,按住麦克风念给它。

三步做完

  1. 把这个月的收据摊在桌上,一次拍 10–20 张,拍清楚日期和金额
  2. 打开 ChatGPT,粘贴这段话,把方括号换成你的,再把照片一起发上去
  3. 先看标「要人核」的几行,翻出原件补上
  4. 私人那几行你自己决定报不报,然后整张表复制进 Excel 发给会计

交出来以后,看这几处

最后一步:换成你自己的

示例跑通了,就把方括号里的换成你自己的真东西(这个月的收据小票拍照(一次 10–20 张),或者把邮箱里的账单复制出来;你想用的几个分类),再跑一次。哪里不对,直接跟它说「这里不对,应该是……」,它会改。改到满意,把这段话存进手机备忘录,下次直接用。

注意照片看不清时 AI 可能认错数字,金额以原件为准。真用时把照片直接发给 ChatGPT 就行;想让它自动读邮箱里的账单,要连你的邮箱账号,那一步先别开,起步用拍照足够。哪些能抵扣、GST 怎么报,交给你的会计定。

题目灵感:Claude 用例库 · Organize your business finances、Lindy 用例库 · Log every invoice。提示词和成品是我们自己写、自己跑的。

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