面谈录音交给 AI，跟进邮件和待办马上有
跟客户聊了一个小时，回来忘了一半，跟进邮件拖了三天才发。
用什么ChatGPT
难不难要准备资料
第一次10 分钟
要准备面谈录音转成的文字（手机录音自带转文字就行）；说清谁是你、谁是客户
先看成品
喂给它的（示例：远航移民，虚构）
说话人 A 是我（远航移民的注册移民代理 Grace），说话人 B 是客户刘先生 中文 （10 月 15 日下午面谈，手机录音转文字） A：刘先生您好，先说一下，今天的谈话我会录音，方便我回去整理，您同意吗？ B：可以可以。 A：好。您现在是 485 毕业生签证对吧，什么时候到期？ B：明年 3 月底。 A：现在这家公司做多久了？ B：快一年了，做 IT support，在 Box Hill 一家公司，老板说愿意给我办担保。 A：好，雇主担保这条路，雇主那边要先做担保资格，然后提名职位，然后才是您的签证申请。我们先要确认职位代码和工资能不能达到要求，具体工资门槛我回去按最新的标准帮您核一下。 B：大概要多久能下来？ A：处理时间现在不好说，官网有公布的时间，我不能给您保证。我们尽量在您 485 到期之前把申请递进去。 B：费用大概多少？ A：我们的服务费我回去给您出一份正式报价，政府的申请费也会列清楚。雇主那边有一部分费用法律规定必须雇主付，不能转给您。 B：明白。英语要考吗？ A：要看您现有的成绩，您之前考过 PTE 是吧？ B：考过，去年 5 月，各项 65 吧，我回去找一下成绩单。 A：好，有效期也要看。您这周把这几样发给我：护照、485 签证批准信、PTE 成绩单、现在的雇佣合同、最近三个月工资单。还有，麻烦问一下老板，公司的 ABN 和做了几年，我要先看雇主那边的情况。 B：好的，我周末前发给您。 A：那我下周三前给您报价和下一步时间表。还有一件事，（听不清）……那个技能评估可能要做，我回去确认您这个职位要不要。 B：好，谢谢 Grace。
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文，没改字，2026-10-18）
目前先核查雇主情况、职位代码及工资是否符合要求，尚未确定申请方案。 您承诺下周三前提供正式报价和下一步时间表，客户承诺周末前提交材料。 485 到期日目前仅知“明年 3 月底”，准确日期及录音年份待确认，相关政策和期限列于末尾供您核查。 1. 客户跟进邮件 主题：10 月 15 日面谈跟进及材料清单 刘先生，您好： 感谢您今天与我面谈。我们讨论了雇主担保路径，接下来先核查雇主情况、您的职位代码及工资要求，再确认后续安排。 请按面谈约定，于周末前发送： - 护照 - 485 签证批准信 - PTE 成绩单 - 目前的雇佣合同 - 最近三个月工资单 - 向老板确认的公司 ABN 及经营年数 我会于下周三前向您提供正式服务费报价、政府申请费明细及下一步时间表，并核查工资门槛、英语成绩有效期及是否需要技能评估。 处理时间无法保证，我们会尽量在您的 485 签证到期前递交申请。 谢谢！ Grace 远航移民｜注册移民代理 2. 文件记录 日期：10 月 15 日下午，年份【待确认】。 客户：刘先生；已口头同意录音。 情况要点：客户自述持 485，明年 3 月底到期；在 Box Hill 一家公司任 IT support，工作快一年，老板表示愿意担保。客户自述去年 5 月考过 PTE，“各项 65 吧”，待成绩单核实。 已给意见：雇主先办担保资格，再提名职位，之后为客户签证申请；先确认职位代码与工资要求。处理时间参考官网，不能保证；尽量在 485 到期前递交。服务费另出正式报价，列明政府费；部分雇主费用依法须由雇主承担，不能转嫁客户。 未解决：职位及工资是否符合要求、英语成绩有效性、是否需要技能评估、雇主情况、费用金额均【待确认】。成功率未提及【待确认】。技能评估话题前有“（听不清）”，不作补写。 3. Grace 待办（硬截止优先） - 485 到期前：尽量递交申请；先据批准信核实准确到期日，现仅知“明年 3 月底”，并非保证递交。 - 周末前：跟进客户提交上述材料及公司信息；具体日期【待确认】。 - 下周三前：发正式报价、政府费明细及下一步时间表；具体日期【待确认】。 - 核查期限未单独约定：核查雇主情况、职位代码、工资门槛、PTE 有效性及技能评估要求，供后续安排使用。 最后请 Grace 核查 - 政策与门槛：担保资格→提名→签证的流程；适用工资门槛；英语要求及成绩有效期；技能评估要求；雇主必须承担且不得转嫁的费用范围；官网处理时间。录音未谈税率。 - 日期与期限：录音年份；“明年 3 月底”准确到期日；“周末前”“下周三前”的日历日期；“去年 5 月”的考试日期。上述均未外部核验。 - 内部疑点：技能评估前听不清的内容能否补核；具体签证类别未谈定，不应自行补入。
换一家公司、换一套更乱的材料，同一段话再跑一遍
这一步是为了确认这段话不只对示例管用。下面是 明账会计 的材料跑出来的原文。
喂给它的（明账会计，虚构）
方括号里填的：说话人 1 是我（明账会计的会计 Anna），说话人 2 是客户赵先生（刚开了一家奶茶店）；中文 （10 月 16 日周五上午，在我们 Box Hill 办公室，手机录音转的） 说话人1：赵先生你好，今天录个音方便我整理，可以吗 说话人2：可以 说话人1：你这个店是 7 月开的对吧，用的是公司还是个人的 ABN 说话人2：公司，那个是我表哥帮我注册的，叫 Bubble Joy Pty Ltd，我是 director，股东是我和我老婆各一半 说话人1：GST 登记了吗 说话人2：好像登了 又好像没登 我回去看一下（听不清）那个 myGov 说话人1：营业额大概多少一个月 说话人2：一个月四万多吧 刚开始 有时候三万 说话人1：那一年肯定超过 7 万 5 了，GST 是一定要登记的，如果没登要尽快补，从开业那天算。 说话人2：那会不会罚款 说话人1：这个要看具体情况 我先帮你查了再说 现在不好讲 说话人2：员工的工资呢 我有三个兼职 现在是给现金 说话人1：现金发工资也要走 payroll，要交 PAYG 预扣税和 super，还要 Single Touch Payroll 报给税局。这块我们可以帮你做，每个月 payroll 服务费大概……我回去给你报个价吧 说话人2：好，那 BAS 呢 说话人1：BAS 季度的 A$330 起，你这个有员工可能要多一点，第一季度 7 到 9 月的 BAS 是 10 月 28 号截止，我们注册税务代理报可以延后到 11 月 25 号，但前提是你这周把资料给我 说话人2：这周？今天已经周五了 下周一行吗 说话人1：下周二前吧 最晚 说话人2：要什么资料 说话人1：公司的 ASIC 证书、ABN、商业银行账户 7 月到 9 月的流水、POS 机的销售报表、进货的发票，还有员工的名字 TFN 和每周给了多少现金。哦还有你的 myGov 要把我们加为税务代理，我发你步骤 说话人2：好的好的 那费用一共多少 说话人1：BAS 先按 330 起，payroll 和 GST 补登记的我下周一前一起报价给你 说话人2：OK 谢谢
AI 交出来的（用 Codex 真跑的原文）
本次先收集资料并核查 GST 登记情况，是否罚款尚未确定。BAS 报价为 A$330 起，payroll、GST 补登记费用及总价尚未谈定。客户最晚下周二交资料，你承诺下周一前一并报价；下列日期按 2026 年换算，政策与期限另列末尾待核。 1. 客户跟进邮件 主题：Bubble Joy Pty Ltd 面谈跟进及资料清单 赵先生您好： 感谢您今天到明账会计 Box Hill 办公室面谈。 我们会先核查公司的 GST 登记情况；是否涉及罚款，需查明具体情况后再回复。BAS 服务费 A$330 起，有员工可能增加费用；payroll 和 GST 补登记费用，我会于下周一前（10 月 19 日前）一并报价。 请最晚于下周二（10 月 20 日）提供： - 公司 ASIC 证书、ABN - 商业银行账户 7—9 月流水 - POS 销售报表、进货发票 - 员工姓名、TFN，以及每周各支付多少现金 也请回去查看 GST 是否已登记。我会发送添加我们为税务代理的操作步骤。收到资料后，我们再推进核查及 BAS 申报安排。 谢谢！ Anna｜明账会计 2. 文件记录 - 日期地点：2026 年 10 月 16 日（周五）上午，Box Hill 办公室；客户同意录音。 - 客户：赵先生，Bubble Joy Pty Ltd 董事；称与妻子各持股 50%，公司由表哥协助注册。 - 情况：奶茶店 7 月开业，月营业额约三万至四万多；GST 登记不确定，客户表示回去查看“（听不清）那个 myGov”；三名兼职，目前现金发薪。 - Anna 的意见：认为年营业额会超过 A$75,000，GST 必须登记，未登记应尽快补办并从开业日算起；现金工资也须走 payroll，涉及 PAYG 预扣税、super 和 STP。罚款需查后再说。 - 报价：BAS 每季度 A$330 起，有员工可能更高；其余费用及总价【待确认】。 - 未解决：GST 实际登记状态、是否罚款、补登记安排、最终费用及 BAS 延期资格。 3. Anna 待办 硬截止及交材料事项优先： 1. 10 月 20 日前：跟进并核对客户上述资料是否齐全。 2. 10 月 28 日前：核实录音所述 BAS 截止日及延期资格，明确申报安排；11 月 25 日暂不视为已获延期。 3. 10 月 19 日前：一并提供 payroll、GST 补登记报价，明确 BAS 费用。 4. 日期【待确认】：发送添加税务代理步骤；核查 GST 登记及可能罚款，回复客户。 最后请你核对 - 政策、税率、门槛：A$75,000 GST 门槛及判断依据；必须登记、从开业日起补登的说法；现金工资涉及 payroll、PAYG、super、STP 的具体义务。录音未提具体税率。 - 期限：7—9 月 BAS 的 10 月 28 日截止、代理申报可延至 11 月 25 日及适用条件；原说“这周交资料”后改为“下周二前，最晚”，是否以 10 月 20 日为准。 - 操作及表述：公司通过客户所说 myGov 添加代理的路径是否正确；“下周一前”是否包含 10 月 19 日当天；听不清片段无法补全。
复制这段话给 AI
下面是我和客户面谈的录音转文字（[谁是你、谁是客户]）。帮我出三样： 1. 发给客户的跟进邮件（[中文还是英文]）：感谢，今天谈定的事，他要准备……
方括号 [ ] 里的换成你自己的。手机上直接说也行：打开 ChatGPT，按住麦克风念给它。
三步做完
- 面谈一开头就问客户能不能录音，录完用手机自带的转文字
- 打开 ChatGPT，粘贴这段话，转写文字贴在最后
- 看邮件里有没有替你答应什么，改好你自己发；待办加进手机日历
交出来以后，看这几处
最后一步：换成你自己的
示例跑通了，就把方括号里的换成你自己的真东西（面谈录音转成的文字（手机录音自带转文字就行）；说清谁是你、谁是客户），再跑一次。哪里不对，直接跟它说「这里不对，应该是……」，它会改。改到满意，把这段话存进手机备忘录，下次直接用。
注意录音前要告诉客户并取得同意，各州规定不同。AI 只整理和起草，邮件你看过再发。移民、法律、税务意见以持牌人士为准，录音里没说的它不该补。
上过直播课的：把这段话放进你的做法文件，交给 Codex，它就能一直照着做。